BÍ QUYẾT ĐÀM PHÁN THƯƠNG LƯỢNG HIỆU QUẢ TRONG KINH DOANH PHẦN 4

Bảng 3.5 : Một số tín hiệu xác định thời điểm đưa ra đề nghị Tín hiệu Ý nghĩa Chúng tôi cảm thấy khó có thể hoàn thành kịp….. Khó không có nghĩa là không thể Tôi không được phép quyết định… Hỏi sếp của tôi Công ty chúng tôi không bao giờ thương lượng về giá Chúng tôi muốn thương lượng về những gì chúng tôi sẽ nhận được với mức giá đó Chúng tôi không định thảo luận vấn đề đó vào lúc này Có thể thảo luận vào ngày mai hay bao giờ? Chúng tôi thường không giảm giá, mà nếu có giảm chăng nữa thì cũng không quá 10% Có thể giảm ở mức nào đó dưới 10% Chúng tôi không thể sản xuất được lượng hàng đó trong thời hạn yêu cầu Có thể thương lượng về giá, thời hạn, điều kiện giao hàng, chất lượng, số lượng - Đưa ra đề nghị: Tuỳ theo những thông tin đã thu thập được, điều chỉnh đề nghị cho phù hợp. Đề nghị đưa ra cần được trình bày ngắn gọn, rõ ràng và tự tin. Nếu là người đưa ra đề nghị trước cần chú ý: Chừa chỗ cho thương lượng. ví du: người bán thường nói giá cao hơn đề người mua trả giá Không bỏ sót bất cứ vấn đề nào: kể cả bảo hành, phương thức thanh toán, vận chuyển.. Nêu rõ những điều kiện đi kèm: bên nào chiu trách nhiệm vận chuyển? Phương thức thanh toán, thời gian thanh toán… Chiến thuật chia nhỏ: Chia nhỏ các vấn đề lớn đang cản trở việc đạt được thoả thuận thành những vấn đề nhỏ để giải quyết dần từng vấn đề Thăm dò: Đặt câu hỏi “ Nếu….”để mở lối thoát trong khi thảo luận vấn đề với đối tác. Lảng tránh: Khi cuộc đàm phán đi vào bế tắc, có thể tạm thời gác một vấn đề có vẻ khó sang một bên và phải trở lại vấn đề sau đó dù chỉ là để cùng công nhận rằng vấn đề đó đã được xử lý bởi những quyết định khác. Trao đổi nhượng bộ: Nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ chứ không bao giờ nhượng bộ đơn phương. Chỉ nhượng bộ khi không còn cách nào khác và không nên nhượng bộ quá sớm. Phương án mới: Luôn luôn nghĩ ra những phương án mới. Những phương án mới cớ thể thay thế tốt hơn nhứng phương án cũ. Sức ép thời gian: Được sử dụng khi người đàm phán muốn thử gây sức ép để 51 đối tác đi đến quyết định hoặc khi người đàm phán muốn có thêm thời gian để cân nhắc Đề nghị đưa ra thường bắt đầu bằng những điểm dễ thống nhất trước. Cần chú ý dự đoán những phản ứng có thể có từ phía đối tác và chuẩn bị để đối đáp - Nhận đề nghị: Khi đối tác đưa ra đề nghị của họ cần thể hiện mong muốn đạt được thoả thuận. Nếu đối tác là người đưa ra đề nghị trước, chúng ta cần lắng nghe đề nghị của đối tác, không cắt ngang khi họ trình bày. Nếu chưa rõ vấn đề gì đó cũng hãy đợi cho đối tác trình bày xong. Trước khi phản hồi đối tác cần suy xét đề nghị của đối tác. Nếu cần thiết có thể tạm dừng đàm phán để thảo luận, nhưng không nên lạm dụng chiến thuật này. 3.2.4. Thương lượng - Xác định vùng thương lượng(ZOPA): Khi chúng ta đưa ra đề nghị đầu tiên của mình và nhận được phản hồi của bên đối tác (hoặc ngược lại) thì chúng ta đã xác định được vùng thương lượng. Trong phần chuẩn bị chúng ta đã đặt ra những giới hạn cho mình và đối tác cũng vậy. Vùng thương lượng chính là vùng hai bên chồng lấn nhau. Hình 3.1: Đàm phán có vùng thương lượng Nếu mong muốn hai bên không có vùng chồng lấn, mức giá tối đa mà người mua có thể trả thấp hơn mức giá tối thiểu mà người bán có thể bán, đàm phán sẽ không có cơ hội thành công. Vùng thương lượng không chỉ tồn tại đối với yếu tố giá cả mà cả nhiều yếu tố khác. Sẽ có nhiều vùng thương lượng tương ứng với nhiều vùng đàm phán khác nhau. Vùng thƣơng lƣợng Giá trị tăng dần Mức giá lý tưởng của người bán Mức giá tối thiểu của người bán Mức giá tối đa của người mua Mức giá lý tưởng của người mua 52 Hình 3.2. Đàm phán không có vùng thương lượng Hộp 5: Bí quyết có được thế đàm phán Win-Win Tuy đàm phán chưa bao giờ là kỹ năng dễ dàng đối với doanh nhân, và không hề có công thức thần bí hay mẫu số chung nào cho các cuộc đàm phán thành công, nhưng với một số quy tắc cơ bản được vận dụng linh hoạt, người làm kinh doanh dẫu còn “non tay”, chưa trải nghiệm nhiều, vẫn có thể dẫn dắt một cuộc đàm phán thành công, và ngược lại, nếu sơ suất, một chuyên gia lão luyện vẫn có thể thất bại như thường. 1. Biết người, biết ta Một nguyên tắc được đề cập trong Binh pháp Tôn Tử vào thời Chiến Quốc ở Trung Hoa vẫn không bao giờ lỗi thời trong kinh doanh thời hiện đại. “Biết người” chính là sự chuẩn bị, tìm hiểu kỹ về đối tác, đánh giá được các đòi hỏi của họ, biết được đâu là lợi ích mà họ hướng đến, đâu là điểm mạnh và điểm yếu của họ, tìm hiểu ai là người có quyền quyết định, ai là người có thể gây ảnh hưởng đến các quyết định đó ở phía đối tác... Không chỉ tìm hiểu về “phần cứng”, bạn còn phải tìm hiểu về “phần mềm” như tập quán văn hóa, thói quen, sở thích hay thậm chí là các mối quan hệ của đối tác để có phương cách ứng xử hiệu quả. Mà để “biết rõ người”, cần phải “nghĩ như người”! Ngược lại, “biết ta” chính là nắm chắc mục tiêu đàm phán của mình, hiểu rõ mình cần gì, muốn gì, xác định được giới hạn đàm phán, nắm được điểm mạnh, điểm yếu của mình để lấy làm lợi thế so sánh khi thương thuyết. Cần lường trước những tình huống mà khi vào bàn đàm phán các bên khác nhau trong cùng một phía lại có những đòi hỏi, lợi ích và mục tiêu khác dẫn đến nội bộ lủng củng. Một sự chuẩn bị kỹ càng, chính xác sẽ không bao giờ là thừa đối với doanh nhân. 2. Lấy tâm đối nhân Hãy quên đi các quan điểm riêng của mình hay chỉ tập trung vào lợi ích của đôi bên một khi đã ngồi vào bàn thương thuyết. Thực tế cho thấy, đàm phán sẽ rơi vào ngõ cụt nếu các bên chỉ chăm chăm đi theo ý kiến của mình. Vì thế, để có một kết cục đẹp lòng đôi bên, hãy biết dung hòa lợi ích của phe ta và phe bạn, cho đối tác thấy thiện chí của mình, và sẵn sàng thỏa hiệp khi cần thiết. Có những cuộc thương thuyết thành công mỹ mãn chỉ bằng chiến thuật đơn giản nhất: ngồi vào bàn đàm phán với lòng chân thật mong muốn được hợp tác cùng phát triển với “phe trước mặt”. Thật không ngoa khi áp dụng quy tắc ứng xử: “Hãy đối xử với người theo cách mà bạn muốn được đối xử” vào bàn đàm phán. Chỉ có lòng chân thành đối đãi với nhau mới có thể cùng nhau đi đường dài. 3. Lắng nghe và quan sát Đa phần con người ta rất thích nói, mà khi nghe thì chỉ nghe những gì mình muốn. Vì vậy, hãy lắng nghe bằng cách hỏi thật nhiều và quan sát đối phương trên bàn đàm phán, bạn sẽ học được nhiều điều. Không có vùng thƣơng lƣợng Giá trị tăng dần Mức giá lý tưởng của người bán Mức giá tối thiểu của người bán Mức giá tối đa của người mua Mức giá lý tưởng của người mua 53 Khi một bên đưa ra giới hạn cuối cùng mà bên kia vẫn không chấp nhận thì chắc chắn không có vùng thương lượng. Tốt nhất chúng ta nên thăm dò các giới hạn của đối tác trong quá trình đàm phán. Các bên đàm phán sẽ đưa ra những đề nghị khác nhau để thăm dò phản ứng của đối tác và qua đó phán đoán giới hạn của họ. Khi không có vùng thương lượng, chúng ta cũng có thể thay đổi giới hạn của mình hoặc thuyết phục đối tác thay đổi giới hạn của họ hay rút lui càng sớm càng tốt. Có khoảng chồng lấn là điều kiện thuận lợi để dẫn đến thành công. Nhưng không phải lúc nào có khoảng chồng lấn thì cũng đều đi đến đạt được thoả thuận. Vì vậy cần sử dụng một số chiến thuật để tăng cơ hội đạt được thoả thuận Sử dụng các chiến thuật để đưa các bên đối tác cùng đi vào tâm điểm của vùng thương lượng. Việc lựa chọn chiến thuật nào phụ thuộc vào đánh giá của bạn trong những tình huống cụ thể. 3.2.5. Xử lý khi thương lượng rơi vào bế tắc Mặc dù khi bước vào đàm phán thì tất cả các bên tham gia đều có mong muốn đạt được thoả thuận. Nhưng trên thực tế, không phải tất cả các cuộc đàm phán đều có thể đi đến điểm cuối cùng là đạt thoả thuận. Có nhiều lý do khiến cho một cuộc thương lượng đi vào bế tắc và kết quả là đàm phán thất bại. Có thể do không chuẩn bị kỹ, sử dụng chiến thuật sai, vì không biết lắng nghe đối tác, không xác định đúng mục tiêu,..Cuộc thảo luận vì vậy trở nên đóng băng. Khi điều này xảy ra có thể có hai lựa chọn: - Cố gắng thoát ra khỏi tình thế đó - Rút lui và kết thúc đàm phán Để thoát ra khỏi tình trạng bế tắc khi thương lượng, cần phải làm những việc sau: Tóm tắt lập trường của đối tác Tóm tắt lập trường của bạn Thông báo: “ chúng ta rơi vào bế tắc” Tách bạch giữa cảm xúc và thực tế Tách bạch giữa con người và vấn đề Đổi tiền để lấy được những thứ khác Thay đổi người đàm phán Tạm ngưng đàm phán trên cơ sở những gì đã thống nhất được và đề nghị sẽ thảo luận sau Nâng cấp và sử dụng phương án thay thế tốt nhất Bổ sung những phương án thay thế ( ngay tại chỗ hoặc sau đó). Nếu quyết định rút lui khi thương lượng rơi vào bế tắc, cần xác định chúng ta có 54 thể phải chịu rủi ro (đối tác không quay trở lại, mất cơ hội thoả thuận với họ ..). Nếu đã cân nhắc kỹ và thấy đàm phán sẽ không đem lại kết quả gì, và vẫn quyết định rút lui, thì cần bình tĩnh và làm các việc sau đây: Tạo cho mình một khoảng không gian để có thể lấy lại bình tĩnh để nghĩ thấu đáo về những gì đã xảy ra và quyết định liệu có nên rút lui? Tại sao rút lui và khi nào rút lui? Nếu đã làm như vậy mà vẫn thực sự cảm thấy đã đến lúc phải kết thúc đàm phán thì rút lui là câu trả lời Chuẩn bị cho sự rút lui: Rút lui không phải là sự bôc đồng mà là một hành động bình tĩnh và thận trọng. Phải tiến hành nó một cách chuyên nghiệp như khi tiến hành các hành động khác trong cuộc đàm phán. Vì vậy hãy viết ra giấy một vài điều bổ ích:  Lập trường của mình  Hiểu thế nào về lập trường đối tác  Vì sao hai bên không đạt được thoả thuận Nếu có thời gian, chuyển những điều này thành một lá thư để gửi đối tác sau khi đã nói trực tiếp với họ. Chú ý, không nên đổ lỗi cho đối tác mà chỉ nói về những thực tế và nhớ là kết thúc bằng cách cảm ơn đối tác. Sẵn sàng thông báo quyết định của mình với đối tác. Hãy trực tiếp nói với đối tác về quyết định này. Bằng cách đó có thể kết hợp cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ và qua đó thấy được phản ứng, thái độ của đối tác. Cần làm việc này một cách thận trọng, và luôn mở ra cơ hội cho tương lai 3.3. Kết thúc đàm phán. Sau cùng cũng đã thoả thuận với nhau trên hầu hết những điểm quan trọng. Tuy nhiên vẫn có thể còn một số vấn đề nhỏ chưa được giải quyết. Cần làm gì để giải quyết những vấn đề đó và nhanh chóng kết thúc đàm phán. - Xác đinh thời điểm để báo hiệu kết thúc đàm phán: Việc xác định thời điểm kết thúc đàm phán dựa trên kinh nghiệm, trực giác và các suy luận thông thường. Khi tiến đến gần kết quả cuối cùng mà chúng ta mong muốn, hãy thông báo điều đó. Không nên đe dọa mà nên tỏ ra lịch thiệp lặp lại lời cảnh báo , nhất là khi đối tác muốn tiến xa hơn nữa. Khi đối tác đã sẵn sàng, họ sẽ thể hiện thông qua tư thế ngồi, cách họ nhìn chúng ta, hoặc cách nói. Nếu xác định sai thời điểm kết thúc đàm phán, hy vọng đạt được thoả thuận có thể sẽ tan thành mây khói. Nếu kéo dài cuộc đàm phán, đối tác có thể cho rằng chúng ta không thiện chí và có thể phòng thủ. 55 - Nhanh chóng đi đến những thoả thuận cuôí cùng: Khi đã nhận thấy những tín hiệu cho thấy có thể kết thúc đàm phán, thì hãy nhanh chóng đi đến thoả thuận cùng. Các bước thực hiện như sau: Tóm tắt: Trong suốt quá trình đàm phán chúng ta đã thực hiện tóm tắt định kỳ để nhắc nhở các bên về tiến triển của cuộc đàm phán đồng thời tạo ra cơ sở vững chắc cho các bước tiếp theo. Nhưng vào thời điểm này, khi cuộc đàm phán đi vào giai đoạn cuối, mục đích của việc tóm tắt là để kiểm tra xem chúng ta đã sẵn sàng cho việc đạt thỏa thuận và kết thúc đàm phán chưa. Quay trở lại những vấn đề chưa thảo luận được: Có vài vấn đề khó chưa được thảo luận. Việc xem xét lại những vấn đề đã bỏ qua chỉ có hiệu quả nếu: o Chúng ta đã thực sự đi xa hơn trong tiến trình đàm phán. o Cả hai bên đã tin tưởng lẫn nhau Nếu cả hai điều này đều không có thì chắc chắn là việc kết thúc đàm phán là chưa sẵn sàng. Nếu đã đạt được cả hai điều trên thì hãy giải quyết những vấn đề đó ngay vào lúc này. Các biện pháp giải quyết vấn đề thường được sử dụng trong giai đoạn này bao gồm: o Nhượng bộ: Đưa ra hoặc chấp nhận một nhượng bộ đúng lúc có thể biến cuộc đàm phán từ bế tắc sang thành công mỹ mãn. Nhưng không nên nhượng bộ vô điều kiện. Cần xem nhượng bộ ở đây như một sự trao đổi. o Cưa đôi: Một trong những cách thoát khỏi bế tắc là đề nghị một giải pháp ở giữa hai đề nghị đối lập trước đó. Để việc này có hiệu quả, phải chia khoảng cách khác biệt thật công bằng. Phải đảm bảo mỗi bên không ai được lợi từ sự hy sinh của bên kia hoặc bị thiệt hại vì lợi ích từ bên kia o Chọn phương án này hay phương án kia: Một cách khác để giải quyết vấn đề và tiến lên là đưa ra hai phương án thay thế khác nhau nhưng tương đương. Việc này thể hiện bạn đã nỗ lực để đạt được thoả thuận. Nhưng cũng không có gì đảm bảo rằng đối tác sẽ chấp nhận một trong hai đề nghị đó o Trọn gói: Tổng hợp các thoả thuận đơn lẻ lại có thể tạo ra một đề nghị hấp dẫn hơn, nó thể hiện được những lợi ích cộng hưởng mà chúng ta đã bỏ qua trước đó khi tập trung vào những chi tiết. Điều này có thể là một lực đẩy khiến các bên đàm phán đi đến thoả thuận. o Ý tưởng hoặc đề nghị mới:Ý tưởng mói có thể giúp thay đổi cách nhìn nhận vấn đề vì thế dễ dàng giải quyết hơn. Tuy nhiên vào thời điểm này, giới thiệu một đề nghị mới có thể làm hỏng tất cả những thoả thuận mà bạn đã đạt được trước đó và có nguy cơ phải bắt đầu lại từ đầu, vì vậy cần cân nhắc khi sử dụng giải pháp