CHƯƠNG 3. CÁC GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH
Chương này đề cập đến các nội dung chủ yếu trong mỗi cuộc đàm phán. Tùy theo tính chất từng cuộc đàm phán ta sẽ xem xét vận dụng linh hoạt thì mới có thể đạt được kết quả mong muốn. Thông thường một cuộc đàm phán có thể chia thành 3 giai đoạn: - Giai đoạn chuẩn bị: Trước tiên các bên đàm phán cần xác định rõ mục tiêu của mình trên cơ sở phân biệt những gì mình muốn và những gì mình thực sự cần. Sau đó các bên đàm phán sẽ thu thập thông tin cần thiết để đưa ra đề xuất của mình và tìm hiểu vị thế của đối tác đàm phán. Cuối cùng, các bên đàm phán sẽ thành lập đoàn đàm phán, lựa chọn chiến lược và chiến thuật đàm phán phù hợp, xác định địa điểm, thời gian, lịch trình làm việc, chuẩn bị kỹ năng và tài liệu đàm phán - Giai đoạn thương lượng: Bao gồm các hoạt động cụ thể: Trao đổi thông tin: Trong giai đoạn này, các bên đàm phán trao đổi thông tin liên quan đến tình huống đàm phán, xây dựng sự hiểu biết lẫn nhau, thăm dò xem đối tác quan tâm đến điều gì và dự đoán kết quả đàm phán. Giai đoạn này đòi hỏi nhà đàm phán phải có kỹ năng lắng nghe và quan sát đối tác tốt, cũng cần suy nghĩ một cách linh hoạt Đưa ra đề nghị: Đây là giai đoạn mà các bên đàm phán đưa ra đề nghị để thăm dò phản ứng của đối tác. Những người đàm phán sẽ đặt câu hỏi để làm rõ đề nghị của đối tác, tóm tắt những thông tin đã nhận được và đáp lại bằng một đề nghị phù hợp với nhu cầu của đối tác. Giai đoạn này có vai trò tạo bối cảnh cho việc thương lượng diễn ra sau đó Thương lượng: Các bên xem xét lý lẽ và kết quả mà đối tác mong muốn trong tương quan với kết quả mà mình mong muốn. Giai đoạn này cũng diễn ra việc trao đổi lợi ích, một bên đề nghị các bên kia đáp ứng các nhu cầu của mình và đổi lại họ sẽ đáp ứng các nhu cầu của bên kia. - Giai đoạn kết thúc: Ở giai đoạn này, các bên sẽ tổng kết lại toàn bộ những kết quả đã đạt được và tìm cách giải quyết một số vấn đề vướng mắc còn lại. Sau đó, một bên đàm phán sẽ đưa ra đề nghị cuối cùng. Nếu đề nghị cuối cùng này được chấp thuận, các bên tiến hành ký kết hợp đồng. Ngược lại, cuộc đàm phán kết thúc mà không đạt đựơc thoả thuận này. 33 Giai đoạn 1 Chuẩn bị đàm phán Có thể mô hình hóa các giai đoạn của đàm phán trong kinh doanh bằng sơ đồ dưới đây: Hình 3.1. Các giai đoạn của đàm phán 3.1. Chuẩn bị đàm phán Chuẩn bị là công việc quan trọng và cần thiết trước khi làm bất cứ điều gì. Đối với đàm phán, chuẩn bị còn là công việc thiết yếu để đàm phán thành công. Chuẩn bị giúp cho người đàm phán sự tự tin cần thiết khi đàm phán. Ngược lại, nếu không chuẩn bị hoặc chuẩn bị không chu đáo sẽ khiến người đàm phán bị động, bộc lộ điểm yếu và có thể rơi vào thế bất lợi. Chuẩn bị đàm phán bao gồm các công việc cụ thể sau: 3.1.1. Xác định các mục tiêu đàm phán Một trong những nguyên nhân đàm phán thất bại đó là vì xác định sai mục tiêu hoặc đặt mục tiêu không khả thi. Do vậy cần xác định đúng mục tiêu đàm phán của mình là gì. - Xác định nhu cầu: Đàm phán là để thoả mãn một nhu cầu nào đó vì vậy hiểu rõ nhu cầu cũng chính là cơ sở cho việc xác định mục tiêu đàm phán. Người đàm phán cần hiểu rõ mình thực sự cần gì. Cần phân biệt rõ những điều mình cần Kết thúc Thương lượng Đưa ra đề nghị Giai đoạn 2 Trao đổi thông tin 34 với những điều mình muốn. hảo trong tài liệu [3] 1 Ví dụ có tham Các lập trường có thể được xem như những gì ta muốn; còn các lợi ích phản ánh những gì ta cần k VD1 : Do công việc kinh doanh phát triển nhanh, Công ty PASCO dự định sẽ mở rộng quy mô hoạt động hơn nữa vào đầu năm tới. Việc này đòi hỏi công ty phải có văn phòng giao dịch rộng rãi hơn. Hương được giao nhiệm vụ tìm thuê 1 văn phòng khác. Giám đốc cho Hương biết, ông cần 1 văn phòng rộng khoảng 120 m², nằm ở trung tâm thành phố trong vòng bán kính 2 km, có thang máy, hợp đồng 5 năm, có chỗ để xe cho khoảng 20 nhân viên và khách hàng, giá thuê khoảng 1500 usd/tháng. => Hương đã xác định được nhu cầu thực sự của công ty như sau: Bảng 3.1: Xác định nhu cầu thực sự của công ty Pasco Mong muốn Nhu cầu Diện tích 120 m² - Đáp ứng nhu cầu hiện tại, đồng thời chuẩn bị cho nhu cầu phát triển 5 năm tới - Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp Vị trí trung tâm, bán kính 2 km - Thuận tiện cho khách hàng Có thang máy - Thuận tiện cho khách hàng Hợp đồng 5 năm - Sự ổn định Có chỗ để xe cho 20 NV, KH - Thuận tiện cho khách hàng - Thuận tiện cho nhân viên Giá thuê 1500 usd/thág - tiết kiệm chi phí Nhận mặt bằng trước tháng 10 - Cần khoảng 2 tháng để trang trí nội thất và cty phải chuyển vào đầu năm tới Hiểu đúng nhu cầu thực sự sẽ giúp Hương dễ dàng linh hoạt hơn trong việc tìm kiếm văn phòng. Thay vì đi tìm một văn phòng đáp ứng tất cả các yêu cầu trên, Hương có thể cân nhắc một văn phòng không đáp ứng điều kiện về thang máy nếu nó ở tầng trệt hoặc không đáp ứng yêu cầu chỗ để xe nếu vị trí văn phòng ở gần bãi xe công cộng nào đó. Như vậy xác định đúng nhu cầu thực sự giúp người đàm phán không mất định hướng trong quá trình đàm phán và linh hoạt hơn trong việc tìm ra các giải pháp thoả mãn nhu cầu. 34 35 - Xác định các phạm vi đàm phán: Việc tất cả các mong muốn đều được đáp ứng thường hiếm khi xảy ra. Trong đàm phán, mong muốn của chúng ta thường bị giới hạn bởi mong muốn của đối tác đàm phán. Luôn nhớ, đàm phán là quá trình trao đổi lợi ích giữa các bên vì vậy người đàm phán cần chuẩn bị trao đổi. Chuẩn bị trao đổi nghĩa là phải xác định được mức độ nhượng bộ trong mỗi mong muốn và những mong muốn nào có thể hy sinh, những mong muốn nào thì không thể. Để làm được điều đó cần phải: Xác định phạm vi cho các mong muốn của mình: Là xác định giới hạn trên và giới hạn dưới. Chúng ta sẽ ngưng đàm phán nếu vượt qua giới hạn đó. VD: Chúng ta xác định phạm vi mong muốn về văn phòng mới của công ty PASCO như sau: Bảng 3.2: Xác định phạm vi mong muốn về văn phòng mới của Pasco Mong muốn Tối thiểu Lý tưởng Tối đa Diện tích 100 m2 120m2 150 Vị trí Cách TT bán kính 4 km Cách TT bán kính 2 km Có thang máy Không có thì ở tầng 1 Có thang máy Thời hạn hợp đồng 3 năm 5 năm 7 năm Chỗ để xe Không có thì gần bãi xe công cộng 20 Giá thuê 1500 usd/tháng 2000 usd/t Thời gian giao nhận Giữa tháng 10 Tháng 10 Tháng 8 Phân loại các mong muốn:Có thế chia các mong muốn thành 3 nhóm sau: o Thiết yếu: Những mong muốn nhất định phải được đáp ứng o Quan trọng: Những mong muốn cần được đáp ứng o Có thì tốt: Những mong muốn có thể bỏ qua mà không ảnh hưởng nhiều VD: Phân loại mong muốn các yêu cầu của công ty PASCO: Bảng 3.3: Phân loại mong muốn của công ty Pasco Thiết yếu - Diện tích - Thời điểm bàn giao mặt bằng - Thời hạn hợp đồng 36 Quan trọng - Giá thuê - Vị trí Có thì tốt - Có thang máy - Có chỗ đậu xe cho nhân viên và khách hàng Các yêu cầu đặt ra cũng như việc phân loại tầm quan trọng của mỗi yêu cầu sẽ rất khác nhau ở các doanh nghiệp khác nhau. Đối tác đàm phán cũng có thể có những yêu cầu và cũng phân loại chúng. 3.1.2. Thu thập thông tin về thị trường Thông tin là tài sản quan trọng nhất trong đàm phán vì nó mang đến cho người đàm phán những lợi thế trong quá trình đàm phán và giúp cho người đàm phán tự tin hơn khi đánh giá đúng những đề nghị của đối tác cũng như những thông tin mà họ đưa ra. Có nhiều cách thu thập thông tin: Thông qua các phương tiện thông tin đại chúng Thông tin từ các nhà cung cấp hoặc các trung gian môi giới Kinh nghiệp của bạn bè, đồng nghiệp …. Các thông tin người đàm phán cần biết xoay xung quanh vấn đề đàm phán như: giá cả, chất lượng, chủng loại, thời gian giao nhận, nhà cung cấp, người mua, các yêu cầu đưa ra có khả thi không…. Kết quả của việc thu thập thông tin là giúp được người đàm phán: Đánh giá tính khả thi của các yêu cầu và điều chỉnh mục tiêu Lựa chọn một hoặc một vài đối tác đàm phán Xác định được các phương án khác nhau có thể thoả mãn nhu cầu của doanh nghiệp. 3.1.3. Xác định các phương án thay thế tốt nhất (BATNA) Phương án thay thế tốt nhất cho một cuộc đàm phán là giải pháp thoả mãn nhu cầu tốt nhất mà một bên đàm phán có thể có được dù không tham gia cuộc đàm phán đó. Các bước để xây dựng phương án thay thế tốt nhất là: - Bước 1: Nghĩ ra càng nhiều phương án thay thế càng tốt VD: Hương cho rằng công ty có thể tăng diện tích văn phòng bằng cách thuê kho ở bên ngoài và cải tạo diện tích kho hiện tại thành khu làm việc, bố trí lại văn phòng cho hợp lý hơn, chấp nhận thuê diện tích 100 m2 và thuê thêm kho hoặc mở thêm 1 chi nhánh khác trong thành phố. - Bước 2: Lựa chọn những phương án triển vọng, có tính khả thi cao 37 VD: Giả sử phương án mở thêm chi nhánh khác và thuê kho là hai phương án triển vọng nhất, Hương phải biến phương án đó thành hiện thực bằng cách xác định xem chi nhánh đó sẽ đặt ở đâu,sẽ thuê địa điểm nào. chi phí thuê kho, cải tạo văn phòng, thuê văn phòng chi nhánh là bao nhiêu,.. - Bước 3: Đánh giá xem phương án thay thế nào là tốt nhất và biến chúng thành hiện thực. Để đánh giá cần có tiêu chí đánh giá chính là mức độ đáp ứng nhu cầu của mỗi phương án. VD: Hương đang đại diện cho công ty để đàm phán với chủ ngôi nhà mà công ty muốn thuê. Hương đã đạt được thoả thuận với chủ nhà trong các vấn đề khác, ngoại trừ giá thuê. Hương biết mức giá hợp lý là khoảng 1600 usd/tháng. Mặc dù rất hài lòng với ngôi nhà, Hương cho rằng cô sẽ không trả quá 1800 usd Phương án thay thế tốt nhất có thể bị ảnh hưởng bởi quan điểm cá nhân của nhà đàm phán. Vì vậy, cố gắng càng khách quan càng tốt. Trong thực tế, các nhà đàm phán thường quá chú trọng việc đàm phán mà quên xem xét những phương án thay thế cho cuộc đàm phán đó. Hiểu được giá trị của phương án thay thế tốt nhất có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Nó không chỉ giúp người đàm phán tránh được những cuộc đàm phán không cần thiết mà còn giúp họ tránh được những thoả thuận bất lợi. Ngoài ra phương án thay thế tốt nhất còn là cơ sở khách quan để biết được khi nào thì nên rút lui. 3.1.4. Tìm hiểu về đối tác đàm phán Sau khi đã chọn được đối tác đàm phán, doanh nghiệp cần tìm hiểu các thông tin về đối tác đàm phán. Chưa hẳn có càng nhiều thông tin thì càng tốt mà quan trọng là phải có những thông tin cần thiết. Những thông tin quan trọng có thể là: - Mục tiêu đàm phán của họ, tình hình tài chính, doanh số của họ trong thời gian gần đây,…? - BATNA của đối tác nếu không đạt được thoả thuận là gì? - Các thành viên tham gia đàm phán (ai? Làm gì? có nhiều kinh nghiệm không? có phải là những nhà đàm phán chuyên nghiệp không? Có vai trò gì? có quyền ra quyết định không?thói quen, sở thích của họ?..) - Đối tác đàm phán có biết gì về doanh nghiệp mình không Có thể tìm kiếm các thông tin về đối tác thông qua: - Hỏi đối tác - Tìm hiểu các cuộc đàm phán tương tự của đối tác trong quá khứ - Tình hình hoạt động hiện tại của đối tác đàm phán - Những thông tin thị trường có liên quan đến đối tác đàm phán Thường thì chúng ta sẽ không thể biết tất cả các thông tin về đối tác đàm phán, 38 do vậy chúng ta sẽ phải đưa ra những giả định dựa trên kinh nghiệm của mình hoặc dựa trên những nguồn thông tin sẵn có. Trên cơ sở những thông tin về mục tiêu đàm phán của đối tác, đối chiếu với mục tiêu đàm phán của mình để dự đoán những vấn đề đàm phán. Chúng ta có thể sử dụng bảng tóm lược những hiểu biết của mình về đối tác đàm phán để tham khảo và đánh giá đối tác trong suốt cuộc đàm phán. Từ đó xác định các cơ hội cho khả năng thắng lợi trong đàm phán của mình 39 Bảng 3.4 : Tìm hiểu và đánh giá đối tác Tìm hiểu một số thông tin về đối tác TT Thông tin Có Không 1 Bạn đã bao giờ nói chuyện (chính thức hoặc không chính thức) với người nào đó hiểu rõ về các đối tác chưa? 2 Bạn có xem lại các trang web, các tài liệu marketing, các báo cáo hàng năm (nếu có thể) hoặc các bài viết được công bố công khai của đối tác đàm phán chưa? 3 Bạn có nghiên cứu về lĩnh vực hoạt động của đối tác và các mối quan hệ liên quan không? 4 Bạn có thử đặt mình vào vị trí đối tác để tưởng tượng vè mối quan tâm, mong muốn và nhu cầu của họ không? Đánh giá BATNA của đối tác đàm phán 1. Bạn biết gì về tình hình kinh doanh của đối tác: - Tình hình tài chính của họ thế nào? - Chiến lược của họ là gì? - Những mục đích hợp tác chính của họ là gì? - Họ có những áp lực cạnh tranh nào? 2. Nhu cầu thực sự của đối tác đối với cuộc đàm phán này là gì: - Những nhu cầu này trong một thời điểm nhất định có quan trọng không và quan trọng đến mực nào với đối tác? - Có cần thiết để đối tác đạt được mục tiêu lớn hơn không? Nếu có thì như thế nào? 3. Bạn biết gì về khả năng có 1 cuộc đàm phán khác thay thế: - Có nhiều người( đối tác) khác có thể đưa ra lời đề nghị giống bạn đưa cho đối tác không? - Đối tác đã nhận được lời mời nào hoặc tiến hành cuộc đàm phán không chính thức nào khác ngoài bạn chưa? - …. 4. Xem xét, phán đoán những điều kiện mà đối tác muốn trao đổi trong cuộc đàm phán: - Những mục tiêu kinh doanh lớn hơn mà đối tác muốn có được thông qua cuộc đàm phán này là gì? - Những điều kiện của đối tác trong cuộc đàm phán này có bất lợi hay cản trở công việc của bạn không? - Những điều kiện nào mang lại lợi ích cho đối phương mà bạn có thể đáp ứng được với chi phí hợp lý thấp nhất 40 41 3.1.5. Xác định chiến lược và chiến thuật đàm phán 3.1.5.1. Xác định chiến lược: Có nhiều chiến lược có thể lựa chọn . Tuy nhiên hiện nay, chiến lược đàm phán hợp tác (Thắng - Thắng) được sử dụng phổ biến nhất và có thể phù hợp với đa số tình huống đàm phán vì nó đưa lại kết quả có lợi cho cả hai bên, chủ yếu giải quyết các vấn đề chứ không phải tập trung vào con người. Hai bên đàm phán cùng chia sẻ thông tin, tập trung vào mối quan tâm chứ không phải mục tiêu đàm phán. - Chiến lược “Hợp tác”: Hợp tác là chiến lược đàm phán mà trong đó các bên cùng hợp tác để tìm ra giải pháp “thắng thắng” cho mâu thuẫn của họ. Đàm phán hợp tác tập trung vào sự phát triển những thỏa thuận đem lại lợi ích cho cả hai bên (mở rộng miếng bánh chứ không phải chia nhỏ miếng bánh). Đó cũng được gọi là đàm phán dựa trên mối quan tâm. Chiến lược “Hợp tác” sử dụng tốt nhất khi: Vấn đề rất quan trọng cần thỏa hiệp. Mục đích là để hợp nhất những quan điểm khác nhau. Cần sự cam kết để giải quyết công việc Mong muốn xây dựng hoặc duy trì mối quan hệ. - Chiến lược “Thỏa hiệp”: Khi nhận thấy khó có một giải pháp để đạt được kết quả “thắng-thắng, người đàm phán hướng tới một kết quả bao gồm một phần nhỏ thắng lợi và một phần nhỏ thua thiệt, cả 2 đều liên quan đến mục tiêu và quan hệ của các bên. Sự thuyết phục và lôi kéo có ảnh hưởng lớn đến kiểu này. Mục đích là tìm ra một số cách có thể được chấp nhận phần nào làm hài lòng cả 2 bên.Tình thế thỏa hiệp có nghĩa là cả 2 bên chấp nhận và thực hiện một quan điểm “thắng ít- thua ít”.(thua để thắng). Chiến lược “Thoả hiệp” sử dụng tốt nhất khi: Vấn đề là quan trọng nhưng không thể cộng tác được Mối quan hệ là quan trọng nhưng không thể hòa giải. Các bên có sức mạnh ngang nhau cùng muốn đạt được những mục đích duy nhất. Cần đạt được cách giải quyết tạm thời đối với những vấn đề phức tạp Cần tìm ra một giải pháp thích hợp với áp lực thời gian. Chỉ có một sự lựa chọn duy nhất chứ không có giải pháp nào khác. - Chiến lược “Nhượng bộ”: Người đàm giải quyết xung đột bằng cách duy trì mối quan hệ cá nhân bằng bất cứ giá nào, có liên quan rất ít hoặc không có liên quan gì đến mục đích của các bên. Nhượng bộ, thỏa hiệp vô nguyên tắc và tránh xung đột được nhìn nhận như là cách để bảo vệ quan hệ. Đây là sự chịu thua hoặc kết quả “thua- thắng”, mà quan điểm của người đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng. Chiến lược “nhượng bộ” sử 42 dụng tốt nhất khi: Nhận thấy mình sai. Mong muốn được xem là người biết điều. Vấn đề quan trọng hơn đối với phía bên kia. Mong muốn tạo được tín nhiệm cho những vấn đề sau. Muốn giảm đến mức tối thiểu thiệt hại khi ở thế yếu. Sự hòa thuận và ổn định là quan trọng hơn. - Chiến lược “Kiểm sóat”: Kiểm soát là chiến lược mà các bên tham gia đàm phán hoặc mỗi bên đều hướng về quyền lực của mình, theo đuổi mục đích bằng cái giá của phía bên kia một cách dứt khoát và không hợp tác. Chiến lược “Kiểm sóat” sử dụng tốt nhất khi: Hành động nhanh chóng, dứt khóat là vấn đề sống còn (trường hợp khẩn cấp). Một vấn đề quan trọng đòi hỏi phải hành động bất thường. Biết mình đúng. Phía bên kia lợi dụng cơ hội của thái độ hợp tác. - Chiến lược “Tránh né”: “Né tránh” là không dứt khoát và không hợp tác, không bày tỏ mong muốn và trì hoãn giải quyết vấn đề. Bên tham gia đàm phán né tránh vấn đề, không bộc lộ mục tiêu, ý định và không tỏ rõ thái độ khi gặp những vấn đề không liên quan đến lợi ích của mình. Khi đối tác có đưa ra để đàm phán cũng tìm cách lờ đi, không đề cập khi trình bày, đánh trống lảng. Đây là quan điểm rút lui hoặc “thua-thắng”, mà trong đó quan điểm của người đàm phán là rút lui, chấp nhận thua, cho phép bên kia thắng trong danh dự. Chiến lược “tránh né” sử dụng tốt nhất khi: Những vấn đề không quan trọng. Có nhiều vấn đề cấp bách giải quyết khác. Không có cơ hội đạt được mục đích khác. Có khả năng làm xấu đi cuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi ích. Cần bình tĩnh và lấy lại tiến độ. Phía bên kia có thể giải quyết xung đột hiệu quả hơn. Cần thời gian để thu thập thông tin. 3.1.5.2. Xác định chiến thuật sẽ sử dụng trong đàm phán. Chiến thuật là những hành động, là cách chúng ta đối phó với đối tác đàm phán. Một chiến thuật thường liên quan đến hoàn cảnh và bối cảnh của từng cuộc đàm phán cụ thể chứ không có một chiến thuật cho mọi cuộc đàm phán. Nhưng tất cả các chiến thuật đều phải bổ sung và phù hợp với chiến lược. - Thành lập đoàn đàm phán: Đàm phán có thể diễn ra giữa hai cá nhân hoặc hai nhóm. Những cuộc đàm phán 43 lớn, vấn đề phức tạp đòi hỏi sự tham gia của nhiều người. Lợi thế có được với một nhóm đàm phán là: Kiến thức của nhóm rộng hơn, và khả năng đa dạng hơn Các thành viên có thể đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau, thậm chí đóng những vai trò khác nhau Tuy nhiên, nhóm đàm phán cũng có những bất lợi như: phối hợp không ăn ý, mâu thuẫn giữa các thành viên. Do đó khi lập nhóm đàm phán cần phải chú ý: Nếu nhóm đàm phán quá lớn, việc phối hợp sẽ trở nên khó khăn hơn. Nhưng nếu nhóm đàm phán quá nhỏ, các thành viên trong nhóm sẽ bị phân tán trong nhiều vai trò và nhiệm vụ khác nhau. Nên lựa chọn các thành viên trong nhóm có các kỹ năng, khả năng và kinh nghiệm bổ sung lẫn nhau. Phải phân công rõ vai trò và nhiệm vụ của từng thành viên Các thành viên phải tin tưởng lẫn nhau Các thành viên trong một đoàn đàm phán thường đảm nhận một trong ba vai trò cơ bản sau: Vai trò lãnh đạo: Người đảm nhận vai trò này thường là trưởng đoàn đàm phán và thường đảm nhận nhiệm vụ: điều khiển cuộc thảo luận, đưa ra đề xuất trọn gói, đề nghị trao đổi các điều kiện, đề nghị tạm dừng đàm phán. Vai trò gây khó khăn: Người đóng vai trò này luôn cảnh giác với những gì đối tác nói hay làm và thường đảm nhận các nhiệm vụ như: Đặt câu hỏi cho phía đối tác, giải thích những thắc mắc của đối tác để làm rõ vấn đề, tóm tắt những nội dung thảo luận vào những thời điểm thích hợp, “câu giờ” để cho người lãnh đạo có thời gian suy nghĩ đảm bảo cuộc đàm phán đi đúng hướng, không bỏ qua bất kỳ 1 ý kiến nào, bảo vệ mục tiêu Vai trò quan sát (tạo thuận lợi): Người đóng vai trò này sẽ thúc đẩy việc đạt được thoả thuận và hiểu quan điểm của đối tác. Những nhiệm vụ mà người này thường đảm nhận bao gồm: theo dõi cuộc thảo luận, lắng nghe, ghi chép, phán đoán những sự thật bị che dấu trong quá trình đàm phán và giữ yên lặng Khi phân công vai trò cho các thành viên, cần cân nhắc sự phù hợp giữa khả năng và nhiệm vụ mà họ phải đảm nhận. Để nhóm đàm phán phối hợp hiệu quả, các thành viên trong nhóm đàm phán cần được chuẩn bị kỹ năng đàm phán cũng như những hiểu biết về vấn đề đàm phán. - Chuẩn bị chương trình và nội dung đàm phán (nghị trình đàm phán) Mỗi cuộc đàm phán là khác nhau và các cuộc đàm phán không phải lúc nào cũng đi theo một kịch bản giống nhau. Vì vậy, xây dựng chương trình cụ thể những việc cần phải làm, những vấn đề sẽ đề cập, thời gian cho mỗi nội dung sẽ giúp các bên đàm phán chủ động trong quá trình đàm phán. Để không xảy ra những tranh cãi giữa các 44 bên đàm phán, chúng ta nên soạn thảo chương trình rồi đề nghị đối tác điều chỉnh, bổ sung. Sau đó các bên sẽ cùng thống nhất chương trình làm việc cụ thể. Phải đảm bảo chương trình và nội dung đàm phán sẽ cho ta cơ hội làm viêc tốt hơn BATNA. Mỗi bên khi ngồi vào bàn đàm phán nên có một bản sao chương trình để các bên đều có thể hình dung được toàn cảnh công việc. Điều này sẽ tránh được những tình huống mà các bên đàm phán chỉ tập trung vào một vài vấn đề hạn hẹp làm cản trở tiến trình đàm phán chung, gây bực bội khó chịu cho những bên còn lại. Để tránh những bất lợi, khi soạn thảo chương trình đàm phán cần chú ý mấy điểm sau: Nếu việc chuẩn bị chưa chín muồi, chưa thể tiếp nhận chương trình bàn bạc do đối tác đề xuất. Xem xét thật kỹ những vấn đề đáng quan tâm nhất của mình và sắp sếp thời gian tốt nhất sẽ nêu ra trong chương trình đàm phán Trước khi lập nghị trình đàm phán, phải dành thời gian suy nghĩ thật kỹ việc gì là chủ yếu, việc gì là thứ yếu. Không được để lộ ý đồ những nội dung mà phía ta yêu cầu thảo luận. - Một số chiến thuật khác thường được sử dụng như: Nếu là người bán, đề nghị cao sau đó giảm từ từ. Nếu là người mua, đề nghị thấp sau đó tăng dần. Không cường điệu về mình và sản phẩm. Khi đạt được thoả thuận về một vấn đề, nhanh chóng chuyển qua vấn đề khác Giữ lời hứa Biết tạm ngưng đúng lúc Không bao giờ nhượng bộ một cách vô điều kiện Lựa chọn địa điểm, thời gian đàm phán Nhượng bộ từ từ và ngày càng ít hơn Để cho đối tác có cảm giác họ đã đạt được 1 thoả thuận tốt Thay đổi giá Sử dụng thời gian làm vũ khí thương lượng Hứa với đối phương một cách chung chung đề giành ưu thế Không gây áp lực. Ghi chép tỉ mỉ Xây dựng các biểu mẫu để văn bản của minh có vẻ chính thống Lấy chính sách của công ty làm công cụ thương lượng Sẵn sàng chấp nhận những rủi ro đã lường trước Nhà đàm phán giỏi là người luôn biết biến hóa như chú tắc kè hoa để có thể phù hợp với từng hoàn cảnh. 45 Chỉ có một sự lựa chọn ….. 3.1.6. Một số chuẩn bị khác Ngoài các công tác chuẩn bị như đã trình bày ở trên, chúng ta cũng nên chú ý tới việc chuẩn bị một số các công việc khác như: địa điểm đàm phán, vị trí trên bàn đàm phán, phong cách đàm phán và các tài liệu cần thiết… 46 Hộp 3.1: 10 mẹo trong đàm phán kinh doanh Một trong những kỹ năng chủ chốt không thể thiếu được trong lĩnh vực kinh doanh là khả năng đàm phán của những nhà lãnh đạo. Đàm phán có thể hiểu một cách đơn giản là sự cố gắng đưa ra những ý kiến nhằm bảo vệ quan điểm của mình đến cùng. Nhưng trên thực tế khi vấp phải những vấn đề về đàm phán thì những nhà quản lý lại đổ lỗi cho sự khác biệt văn hóa mà không nhận ra được nguyên nhân lại chính là kỹ năng yếu kém trong đàm phán.Nhằm giúp cải thiện đáng kể vấn đề này, sau đây là một số mẹo nhỏ để bạn tham khảo. Nêu rõ quan điểm Để đạt được hiệu quả trong đàm phán điều quan trọng là mọi thứ đều phải rõ ràng. Vì thế bạn nên nói rõ ra được những yêu cầu của mình một cách dứt khoát. Đồng thời, cũng nên khuyến khích phía đối phương nhận rõ yêu cầu của bạn, mà qua đó bất cứ sự không nhất quán nào cũng sẽ được giải quyết. Trao đổi thẳng thắn Trong khi đàm phán kinh doanh, việc trao đổi thẳng thắn để đạt được những điều mình muốn là một điều khuyến khích. Thêm đó, những cử chỉ tỏ ý thiện chí trong đàm phán cũng rất cần thiết và bạn không nên bỏ qua. Hiểu rõ giá trị vấn đề Điều không thể tránh khỏi trong đàm phán là sự bất đồng về ý kiến đánh giá của bạn và của đối phương nhưng điều quan trọng hơn cả là bạn nên hiểu được giá trị của từng vấn đề mà bạn đang trao đổi. Chuẩn bị kỹ càng Cổ nhân đã có câu: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, mọi bước chuẩn bị cho cuộc đàm phán như: nắm rõ được những vấn đề sắp trao đổi, biết được những gì mình đã trang bị được và hiểu rõ những hạn chế của mình, đều không thừa một chút nào. Vì vậy, việc chuẩn bị càng nên sớm được tiến hành. Thận trọng trước yêu sách của đối phương Chấp nhận những yêu sách từ phía đối phương chưa bao giờ là ý kiến hay vì nó có thể dẫn tới việc đi chệch hướng. Bạn nên cân nhắc xem có chấp nhận được hay không bằng cách đặt ra những câu hỏi phù hợp. Việc này sẽ làm đối phương thành thực bày tỏ những điều quan tâm của họ. Làm chủ được mình Điều chắc chắn vô cùng cần thiết trong đàm phán là làm chủ được hành vi của mình. Cho dù hành vi của đối phương như thế nào đi nữa thì bạn cũng nên cố gắng tập trung vào lý do bạn đang đàm phán. Cố gắng không để hành vi đối phương làm bạn xao nhãng càng nhiều càng tốt. Bởi lẽ các mối quan hệ đều cần thiết cho những mối làm ăn dài lâu, vì thế cố gắng duy trì thái độ thân thiện và thông cảm từ đầu đến cuối Đừng nên lùi bước Ngay dù trong khi đàm phán bạn có vẻ yếu thế thì bạn cũng đừng nên biểu hiện ra cho đối phương biết vì rất có thể sẽ làm cho đối phương đòi hỏi thêm. Hãy tin rằng đối phương không phải lúc nào cũng mạnh như vẻ bề ngoài của họ. Vì thế bạn đừng lùi bước mà hãy khéo léo xem xét lại những yếu tố mà đối phương tác động tiêu cực đến quan điểm của bạn. Tìm hiểu văn hóa Cách biệt về văn hoá thường dẫn đến những khác biệt dễ gây hiểu nhầm trong hành vi ứng xử. Để thu hẹp khoảng cách đó trong đàm phán, bạn nên chuẩn bị cho mình thật nhiều kiến thức về văn hoá. Điều này đòi hỏi ở bạn tinh thần học hỏi và sự kiên nhẫn cần thiết. Tiếp cận vấn đề rộng hơn Trên thực tế trong quá trình đàm phán, bạn có thể nhận thấy có nhiều cơ hội để đề cập đến vấn đề khác hơn là cứ mãi tranh luận về những quan điểm đã chắc chắn. Những nhà đàm phán cần sáng tạo trong việc nhận ra những giải pháp thay thế để tái giải quyết vấn đề. Không ngừng sáng tạo Luôn luôn sáng tạo và cân nhắc những hướng giải quyết khác nhau vì rất có thể ý kiến của bạn không hoàn toàn được đối phương chấp thuận. Cố gắng phát huy dựa trên những ý kiến có sức thu hút sự quan tâm từ phía đối phương, đồng thời bạn cũng nên loại bỏ những vấn đề không thật cần thiết và đừng ngại đề xuất ý kiến mà dường như có thể không ăn nhập với vấn đề tranh luận. 47 3.2. Giai đoạn thương lượng 3.2.1. Mở đầu cuộc đàm phán. “ Vạn sự khởi đầu nan”. Để có sự khởi đầu tốt đẹp, người đàm phán cần tự tin, tin tưởng vào bản thân cũng như những kết quả mình muốn đạt được. Ba bước mở đầu giúp cho cuộc đàm phán có kết quả tốt hơn là: - Chào hỏi: Đây là nghi lễ bình thường trong mọi cuộc gặp gỡ. Chúng ta có nhiều hình thức chào hỏi: mỉm cười, hỏi thăm, bắt tay,…nhưng cần chú ý tới lời nói, cử chỉ của chúng ta trong lúc chào hỏi có thể tạo cho đối tác một ấn tượng tốt ngay từ đầu; cũng có thể khiến đối tác đàm phán hiểu sai về mình và hành động một cách tiêu cực. Thông thường những việc nên làm khi chào hỏi là: Không nên cầm vật gì ở tay phải khi bước vào phòng đàm phán. Chủ động bắt tay đối tác Bắt tay chắc và nhanh nhưng không siết quá chặt Mỉm cười cởi mở không gượng ép Nhìn thẳng vào mắt đối tác Lắng nghe lời chào của đối tác và đáp lại Khi thực hiện những nghi thức xã giao này, cần chú ý yếu tố văn hoá của đối tác đàm phán.Ví dụ một số nước châu Á thì bắt tay không phải một nghi thức chào hỏi. - Tìm tiếng nói chung: Khi hai bên đã ngồi vào đàm phán, nên sử dụng một vài phút đầu tiên để xây dựng bầu không khí thuận lợi cho cuộc đàm phán. Các bên nên bắt đầu bằng những chủ đề đơn giản như: thời tiết, phim ảnh, âm nhạc, gia đình…Nếu là lần gặp đầu tiên thì có thể tìm hiểu thêm thông tin về đối tác như doanh nghiệp có bao nhiêu thành viên, lĩnh vực kình doanh, quá trình thành lập và phát triển…nhưng cần chú ý không nên quá ồn ào hoặc tò mò vì nó tạo ấn tượng xấu. - Thống nhất chương trình đàm phán: Khi đã tìm được tiếng nói chung sẽ dễ dàng chuyển từ những nghi lễ mang tính chất xã giao sang phần nội dung chính của cuộc đàm phán. Một trong các bến đàm phán sẽ giới thiệu chương trình đàm phán đã được thống nhất từ trước đó. Người giới thiệu chương trình cần đảm bảo cung cấp cho các bên đối tác những thông tin sau một cách ngắn gọn và rõ ràng: Lý do đến với cuộc đàm phán Những vấn đề cần thảo luận Trình tự thảo luận các vấn đề ước tính thời gian đàm phán. 48 3.2.2. Trao dổi thông tin Trong các giai đoạn trước, chúng ta đã tim hiều đối tác đàm phán của mình thông qua các kênh gián tiếp. Giai đoạn trao đổi thông tin chính là cơ hội để chúng ta tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp Những việc cần làm trong giai đoạn này là: Đặt câu hỏi để đối tác đàm phán cung cấp thông tin về họ Chia sẻ với đối tác về nhu cầu thực sự của mình Lắng nghe và ghi nhận những mong muốn của đối tác. Hiểu biết lẫn nhau là cơ sở để đàm phán thành công. Nếu chúng ta che dấu thông tin của mình thì đối phương cũng e dè cung cấp thông tin của họ. Những câu hỏi vòng vo, gián tiếp cũng khiến đối tác cảnh giác.Vì vậy việc chia sẻ phải làm sao để tạo ra sự tin cậy giữa các bên. Lắng nghe và ghi nhận (chứ không phải đồng ý) những nhu cầu của đối tác sẽ thể hiện tinh thần hợp tác của chúng ta. Không chỉ trích hoặc trâm trích đối tác và thường xuyên tóm tắt lại những thông tin thu thập được. 3.2.3. Đưa ra đề nghị Đề nghị luôn là một yếu tố quan trọng của mọi cuộc đàm phán. Đó là con đường mà các bên đối tác cần phải đi để đạt được thoả thuận. Để sử dụng con đường đó thành công, đề nghị đưa ra cần chú ý các bước sau: - Xác định thời điểm đúng lúc: Đề nghị cần được đưa ra đúng lúc. Một số người thích chủ động đưa ra đề nghị trước trong khi những người khác lại muốn để đối tác đưa ra đề nghị trước. Nếu đưa ra đề nghị trước có lợi thế là lựa chọn được thời điểm thuận lợi nhất cho đề nghị của mình và được quyền đặt mức kỳ vọng Nếu chưa chuẩn bị kỹ và sợ bị “hớ” thì có thể chờ đối tác đưa ra đề nghị trước. Trong trường hợp này cần chú ý chúng ta có thể bị rủi ro khi quyết định giá trị trên cơ sở của đối tác. Nếu các bên đều đã có sự chuẩn bị kỹ thì việc bên nào đưa ra đề nghị trước không quá trọng mà cần chú ý thời điểm đưa ra đề nghị. Nếu đưa ra đề nghị quá sớm, đối tác có thể cho rằng chúng ta muốn ép họ hoặc chính chúng ta đang ở thế bất lợi. Đề nghị nên được đưa ra vào thời điểm cả hai bên đối tác đã phán đoán được vấn đề. Những người đàm phán có kinh nghiệm cho rằng những tín hiệu cho biết đã đến lúc đưa ra đề nghị là những tín hiệu cho thấy đối tác sẵn sàng xem xét lại những điều kiện của mình. Các tín hiệu đó thường thể hiện bằng những thay đổi ngôn ngữ mà đối tác sử dụng. Đôi khi những tín hiệu đó có thể được thể hiện thông qua những cử chỉ, điệu bộ. Vì vậy, nhà đàm phán phải lắng nghe, quan sát, xác nhận lại khi cảm thấy 49 chưa rõ.
